Årsplan -- underlag fra forretningsfører

Felleskostnader og endringer av felleskostnader - mai/nov

I henhold til forretningsførerkontrakt skal styret melde fra om endringer i felleskostnadene til forretningsføreren senest 2 måneder før endringen skal tre i kraft

BORI besørger trykking og utsendelse av giroer for innbetaling av felleskostnader to ganger i året (juni og des)

Likviditetsbudsjett - utarbeides av styret i 4. kvartal  
Styret skal snarest gi forretningsføreren beskjed dersom kostnadene under "andre driftskostnader" og "drift og vedlikehold" avviker vesentlig fra tidligere år.

Styret må gå gjennom budsjettet og ta stilling til om det er behov for en justering av felleskostnadene.
Frist for bestilling av nye giroer ved endring av felleskostnadene er senest 8 uker før betalingsforfall.

Økonomisk rapport

I henhold til ordinær forretningsførerkontrakt blir det utarbeidet tre økonomiske rapporter i året: 

Rapporten inneholder årets budsjett, budsjett hittil i år og regnskap hittil i år. Den viser inntekter, utgifter, finansielle poster, fordringer, gjeld og disponible midler.

I tillegg tar styret hver måned selv ut økonomiske rapporter fra styreportalen og lager egne rapporter og budsjettsammenstillinger. Avvik gjør at tiltak igangsettes. Om behov innhentes hjelp fra forretningsfører.

Planlegging av generalforsamling
Agenda for generalforsamlingen med forslag fra andelseierne settes opp. Det treffes også beslutning om tid og sted for generalforsamlingen. Det er viktig å sette av nok tid til rettelser, trykking og utsendelse av årsberetningen. Denne skal være andelseier i hende minst 8 dager og høyst 20 dager før generalforsamlingen.

Det settes opp forslag til hvem som skal være møteleder på generalforsamling . Generalforsamlingen har mulighet til å velge annen møteleder. BORI har profesjonelle møteledere som kan bestilles.

Det kan på dette tidspunktet også være hensiktsmessig å fremme forslag til styrehonorar, og vedta evt størrelse på refusjon av telefon, reise og portoutgifter.

Innkalling til generalforsamling 
Ordinær generalforsamling i borettslag skal avholdes innen 30.06 hvert år

Ekstraordinær generalforsamling holdes når styret finner det nødvendig, eller når revisor eller minst to andelseiere som til sammen har minst en tiendedel av stemmene, krever det og samtidig oppgir hvilke saker de ønsker behandlet.

Innkalling skal skje med skriftlig varsel minst 8 dager høyst 20 dager før generalforsamlingen finner sted. Ekstraordinær generalforsamling kan likevel om nødvendig, innkalles med kortere frist, men ikke kortere enn 3 dager.

Innkallingen skal angi hvilke saker som ønskes behandlet. Saker som ikke står på innkallingen kan ikke tas opp.

Forslag
Saker som en andelseier ønsker behandlet av den ordinære generalforsamlingen, skal stå som forslag i innkallingen når det fremsettes krav om det. Frist for innlevering av saker fremgår av borettslagets vedtekter. Vanligvis opereres det med en frist på 8 uker.

Hvis et vedtak i tidligere generalforsamling pålegger styret å varsle om tidsfristen for innsendelse av saker/forslag, må styrene etterkomme dette.

Person med forslagsrett har krav på at et rettidig innsendt forslag blir satt på sakslisten til general-forsamlingen, uansett innhold. Det er kun generalforsamlingen som kan avgjøre om den ikke vil behandle et forslag.

Årsberetning Styrets årsberetning skal behandles som egen sak på generalforsamlingen.

Forretningsfører og borettslagets styre utarbeider i fellesskap borettslagets årsberetning for foregående år.

Regnskapsloven av 1. januar 1999 gir små foretak unntak fra en del av de generelle reglene i loven. Boligselskaper forvaltet av BORI-konsernet faller inn under definisjonen av små foretak.

Borettslagene har helt jfr Regnskapsloven full regnskapsplikt.
I loven er det presisert at årsberetning og årsregnskap skal utgjøre to separate deler, men med krav til konsistens mellom de to delene.

Årsberetningen behandles før årsregnskapet på generalforsamling.

Regnskapsloven stiller følgende minimumskrav til innholdet i en årsberetning:

  • Arten av virksomheten og hvor den drives.
  • Redegjørelse for forutsetning for fortsatt drift.
  • Redegjørelse for arbeidsmiljøet.
  • Opplysninger om driften kan påvirke det ytre miljøet.
  • I årsberetningen skal styret også opplyse om forhold som er av viktighet ved bedømmelse av borettslagets virksomhet og stilling, som ikke fremgår av resultatregnskapet eller balansen. Dette gjelder også forhold som er inntrådt etter utgangen av regnskapsåret.

 

Utdeling av årsberetningshefter  
Årsberetningsheftene blir normalt levert til styret, eller den styret utpeker, rett fra trykkeriet. Heftene må deles ut til husstandene minst 8 dager høyst 20 dager før generalforsamlingen til.

Alle andelseiere med kjent adresse skal ha innkalling). De beboere som har tilskriveradresse, får innkallingen tilsendt fra BORI. Her må tid til postgang beregnes.

Generalforsamling
Borettslag skal innen 30. juni hvert år ha avholdt generalforsamling.
Det er vedtektene, sammen med Lov om Borettslag som regulerer hvordan generalforsamling skal gjennomføres.

Følgende skal behandles i en generalforsamling , jfr. Kapittel 7, § 7-4 - 8 i Lov om borettslag:

  1. De saker som etter loven eller vedtektene skal tas opp i ordinær generalforsamling
  2. Spørsmål om godkjenning av årsberetning fra styret
  3. Spørsmål om godkjenning av årsregnskapet.

 

Lov og vedtekter bestemmer hvem som har rett til å være tilstede og stemme på generalforsamling. På generalforsamling kan andelseier og ektefelle/samboer møte, men bare med en stemme for andelen. Ektefelle/samboer må møte med fullmakt fra andelseier, for å kunne stemme på vegne av andelen.

Framleiere har rett til å møte, men uten stemmerett.
Dersom andelseier ikke kan møte på generalforsamling kan andelseier i henhold til Lov om borettslag, kapittel 7 §7-3 møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn en andelseier.

Konstituering av nytt styre  
Konstituerende styremøte avholdes vanligvis umiddelbart etter den ordinære generalforsamling. På dette møtet velges nestleder og sekretær. På førstkommende styremøte fordeles de øvrige arbeidsoppgaver

Det skal sendes inn skjema til Brønnøysund registrene med opplysninger om styret og varamedlemmene. Det må også avklares hvem som skal ha anvisning/attestasjonsrett i styreportalen.

Styret fremmer forslag til generalforsamlingen om styrehonorar for kommende år.
Styret fordeler honoraret på møte i jan-febr og legger fram forslag på årets generalforsamling.

Styrets arbeid 
Det er viktig for beboerne at årsberetningen gir fyldig og riktig informasjon om boligselskapet. Styret bør så raskt som mulig på nyåret sende forretningsføreren et utkast til punktet "styrets arbeid" i årsberetningen.

Punktet bør inneholde informasjoner om driften i perioden og om eventuelle planer for neste periode, for eksempel vedlikeholds- og rehabiliteringsarbeider.

Stikkordliste om emner som kan tas med i styrets arbeid:

Antall styremøter og kostnader ved styret

  • ekstraordinær generalforsamling
  • Underutvalg
  • Info - rundskriv - beboeravis
  • Beboermøte
  • Kurs - møter
  • Dugnad - velferdstiltak - juletrefest - grillfest - pensjonisttilstelninger
  • Inngåtte avtaler/kontrakter med f.eks. vaktmesterfirma og andre leverandører av varer/tjenester
  • Ansettelse av vaktmester/portner eller andre
  • Serviceavtaler og kontroll av brannslukkingsapparater og røykvarslere
  • Arbeider utover normalt vedlikehold
  • Rehabilitering
  • Tilstandsvurdering av bygningene/husene
  • Planlagte vedlikeholdsarbeider for årene fremover
  • Oppfølling av HMS -
  • Mottatte utmerkelser, for eksempel Rusken-statuetten, diplomer osv
  • Regulering av felleskostnader
  • Skifte av forsikringsselskap
  • Rettssaker/tvister
  • Bomiljø - trafikkforhold

 

Regnskapsmøte  
De første forberedelsene til vårens generalforsamling starter med et styre- og regnskapsmøte i begynnelsen av året. Gjerne med forretningsfører. Dette for å ha full tilgang til de regnskapsbilag og selskapsopplysninger som trengs for å sette opp et korrekt årsregnskap

I dette møtet vedtas årsregnskapet og årsberetningen for foregående år. I tillegg revideres og vedtas budsjettet for inneværende år.

Årsregnskap  
Årsregnskapet består av tre hoveddeler; driftsoversikt, oversikt over eiendeler og gjeld, samt tilleggsopplysninger, også kalt noter til de enkelte postene. Regnskapet skal gi beboerne kunnskap om hva felleskostnadene er brukt til, og gi en oversikt over borettslagets resultat og disponible midler ved årsskiftet.

Årsregnskapet skal undertegnes av samtlige styremedlemmer før utsendelse.

Valgkomitèarbeid

På generalforsamling velges en valgkomité. En valgkomité kan bestå av alt fra en person til så mange borettslaget måtte ønske. Det mest vanlige er 3 personer. Valgkomiteens oppgave er å innstille kandidater til valg ved neste generalforsamling.

Til valgkomiteen sender styreleder eller forretningsføreren ut en påminnelse i januar om at det er tid for å forberede innstillingen til valg av tillitsvalgte. Det opplyses hvem som står på valg, og tillitsvalgte siden forrige generalforsamling.

Det er styrets oppgave å påse at valgkomiteen utfører dette arbeidet.

Valgkomiteen i borettslaget skal også innstille delegert til BORI' generalforsamling. For å være valgbar som delegert det et krav om at borettslagets representant er andelseier i borettslaget. Det betyr at andelseierens ektefelle/samboer ikke kan velges.
Eier flere leiligheten/andelen sammen, vil alle være valgbare, men kun en kan velges